E-book za mail
Získejte podrobný návod Jak na e-mail marketing (52 stran). Více informací.
Žádný spam, jen užitečný obsah. Newsletter posílám cca 8× ročně. Odhlásíte se kdykoliv.
Proč je to problém
Každé podobné zpoždění je pochopitelně nepříjemné, neboť narušuje hladký průběh realizace a v extrémních případech může vést i k přesunutí projektu na konec pracovní fronty. Případně člověk zbytečně honí sebe i jiné jen proto, aby pak schválení dané fáze týden čekalo v mailové schránce klienta.
Pokud jsem však o dovolené či pracovní cestě zákazníka informován s dostatečnou časovou rezervou, je snadné vše naplánovat tak, aby na hluché místo vyšly procesy na straně dodavatele.
Co do e-mailu uvést
- důvod nepřítomnosti (dovolená, pracovní cesta, nemoc, v horším případě obecnější „jsem mimo kancelář“)
- délka nepřítomnosti (nejlépe datum od → do)
- kontakty na zástupce (jak e-mail, tak telefon pro rychlý kontakt)
- tip, jak se chovat v případě urgentní záležitosti
Ať už samotnou zprávu zformulujete jakkoliv, snažte se být struční a přesní, ale zároveň příjemní a zdvořilí. Berte v úvahu, že příjemci je nemilý samotný fakt, že vás nebylo možné zastihnout. Slůvko „bohužel“ či jiný způsob politování se určitě vyplatí, vtipkování obvykle ne.
Týden předem
Půjde-li o delší nepřítomnost, doporučuji minimálně s týdenním předstihem upozornit všechny účastníky rozpracovaných projektů. Například takto:
Dobrý den,
od 18. 3. do 22. 3. 2009 plánuji dovolenou. Zastoupí mě proto kolega [funkce, titul, jméno a příjmení], e-mail [e-mail kolegy], telefon [telefon kolegy].
Kolegu jsem se stavem projektu podrobně seznámil a má také přístup k logům dosavadní komunikace. Má nepřítomnost by tedy neměla průběh projektu [název projektu] nijak ovlivnit. Pošlete mu proto prosím podklady dle dříve domluveného harmonogramu.
S přátelským pozdravem
Jan Štráfelda
Pokud podobný e-mail odesíláte více adresátům najednou, často není vhodné, aby věděli o dalších příjemcích. Nezapomeňte proto zadat jejich adresy do kolonky „skrytá kopie“.
Před odjezdem
Ukázka automatické odpovědi na příchozí zprávy nastavené v den odjezdu na dovolenou:
Dobrý den,
od 18. 3. do 22. 3. 2009 jsem na dovolené a nemohu Vám tedy odpovědět. Kopie Vašeho emailu byla proto automaticky zaslána kolegovi [titul, jméno a příjmení], e-mail [e-mail kolegy], telefon [telefon kolegy], který mě po dobu nepřítomnosti zastupuje.
V opravdu naléhavých případech mi také můžete zaslat SMS zprávu na telefonní číslo [telefonní číslo], pokusím se s Vámi spojit do 24 hodin.
S přátelským pozdravem
Jan Štráfelda.
Z automatického odpovídání také nezapomeňte vyřadit adresy e-mailových konferencí, do nichž jste přihlášeni, jinak vám hrozí vyloučení!
Jak to děláte vy?
Máte osvědčenou šablonu pro podobné zprávy? Zapomněl jsem na něco? Dejte mi vědět v komentářích.
Komentáře (0)
Zatím tu nejsou žádné komentáře.