Intranet

K čemu slouží intranet

Nejjednodušší intranety fungují pouze jako přehledy novinek či seznamy odkazů na soubory uložené na společném síťovém disku. Podle potřeb konkrétní firmy může však může intranet obsahovat i tak pokročilé nástroje, jako jsou:

• redakční systém pro správu firmeního blogu určeného zaměstnancům či novinek z dění ve firmě, umožňující zaměstnancům sdělení komentovat
• vnitrofiremní wikipedie – funguje jako znalostní báze, umožňuje sdílení zkušeností či třeba absolvovaných školení, usnadňuje zaměstnancům další vzdělávání
• nejrůznější CRM systémy pro správu vztahů se zákazníky a partnery firmy, jejich kontaktů a historie spolupráce
• rezervační systémy (např. pro zasedačky, firemní vozidla a další zdroje)
• správce souborů a firemních dokumentů, včetně jejich archivace, verzování a zálohování
• diskuzní fórum pro zaměstnance či ankety – nebojte se kolegů zeptat na jejich názory, ocení to a možná společně vymyslíte lepší řešení
• správa opakujících se firemních procesů (například onboarding nových zaměstnanců)
• projektový management (včetně trekování času zaměstnanců strávených na projektu)
• jednodušší ERP systém usnadňující plánování firemních zdrojů, odbavování zakázek, nákupy a prodeje zboží či materiálu
• fulltextové vyhledávání v obsažených datech

Výhody využití intranetu

Zavedení intranetu může velice zefektivnit vnitrofiremní procesy:

1. Efektivnější komunikace

   Chodí vám od kolegů spousta hromadných e-mailů? Některé už raději ani nečtete? Na intranetu může mít komunikace nejrůznější podobu. Podstatné je, že je přidružená k danému tématu a kdykoliv dostupná všem zaměstnancům (včetně těch později přijatých).

   Skvěle fungují třeba diskuze ve vláknech pod novinkami, články či přidělenými úkoly. Jak úkol přechází mezi zaměstnanci, předává se zároveň s ním i historie komunikace a celkový kontext zadání. S obvyklým zmatkem při komunikaci pomocí e-mailů nelze intranet vůbec srovnávat.

2. Jednodušší plánování a organizace projektů

   Manažer projektu může na intranetu snadno zakládat projekty, vytvářet pod nimi úkoly a podúkoly, přidělovat je zaměstnancům, rozšiřovat jejich zadání, kontrolovat termíny splnění úkolů a milníky projetu. Využíváte-li v organizaci intranet, každý ví, na čem má aktuálně pracovat, jaké mají jeho úkoly prioritu, komu má projekt předat dál…

3. Snížení administravních nákladů

   Intranet umožňuje snáze zaměstnance kontrolovat (na jakém projektu nyní kdo pracuje, kolik času už odpracoval, na čem dělal před týdnem, kdo totéž řešil před rokem u podobného projektu…). Snadno se na data podívate také z jiných úhlů (kolik bylo na projektu odpracováno celkově, na kolik hodin jednotlivých typů práce byl projekt kalkulován, jak v minulosti dopadly podobné projekty apod.).

4. Snazší delegace práce

   Máte-li všechny procesy zaznamenané na intranetu a příslušné informace a dokumentaci sdílenou online, je mnohem snazší daný úkol někomu předat. Ať už proto, že původní pracovník dostal narychlo dovolenou, je zdravotně indisponován, nebo jste ho museli vyhodit pro neplnění povinností.

5. Podpora obchodního oddělení

   Intranet skutečně oceníte ve chvíli, kdy mají všichni obchodníci přístup k datům daného obchodního případu, od kontaktů daného obchodního partnera, přes historii komunikace s ním, přes uzavřené smlouvy a další dokumnety, až po společně sdílené šablony kalkulací a nabídek. Odbavování poptávek se neuvěřitelně zrychlí, obchodní případ může snadno převzít jiný obchodník, zákazník je ohromen vaší spolehlivostí.

6. Snazší sdílení a archivace dokumentů

   Soubory sdílené na intranetu jsou přístupné všem, kdo mají oprávnění. I když dnes zrovna pracují z domova. Odpadne tak spousta komunikace typu „Najdi mi prosím tu smlouvu…“ a „Nevíte někdo, kde máme šablony pro…“. Intranet také usnadní aktualizaci dokumentů a distribuci nových verzí k příslušným zaměstnancům. A v neposlední řadě, všechny dokumenty, včetně například smluv s dodavateli, jsou tak zálohované.

7. Podpora firemní kultury

   Existence intranetu může také mít silný vliv na firemní identitu a kulturu. Zaměstnanci se pochopitelně úplně jinak cítí, když vědí, co se ve firmě děje, mají možnost se k tomu vyjadřovat a když jim firma poskytuje silné nástroje, které jim usnadňují práci. Všichni chceme pracovat v transparentní a dobře fungující organizaci.

Jak zavést do firmy intranet

Stejně jako u jiných složitějších webových aplikací je samozřejmě na začátku nutné udělat důkladnou analýzu, aby byly prostředky vynaloženy účelně. Teprve poté, na základě této analýzy, vybrat dodavatele. Na českém trhu působí mnoho subjektů, které se liší úrovní technického řešení, zkušenostmi s implementací i množstvím a kvalitou referencí. A každý takový subjekt vás bude tlačit právě do svého řešení, s malým ohledem na vaše potřeby a možnosti.

Obecně platí, že téměř vždy je lepší strategií intranet postupně rozšiřovat, než se jej pokoušet vybudovat najednou. Začněte od nízko visícího ovoce, od funkcí, které přinesou největší efekt – ušetří nejvíce času či zmatků. A postupně funkce přidávejte.